Popularne świadczenia pozapłacowe dla pracowników – kiedy są zwolnione z oskładkowania

   Pracodawcy szukając skutecznych sposobów motywowania zatrudnionych osób do bardziej wydajnej pracy i większego zaangażowania w wykonywaniu wyznaczonych zadań, często oferują im różnego rodzaju świadczenia pozapłacowe. Do najbardziej popularnych zaliczamy m.in. pakiety medyczne, karnety na zajęcia sportowe czy grupowe ubezpieczenia na życie. Niezwykle istotną kwestią związaną z tego typu bonusami jest konieczność zgodnego z prawem rozliczania ich pod względem podatkowo-składkowym.

Pakiet świadczeń medycznych dla pracowników na urlopach macierzyńskich – co ze składkami

Pytanie: Jedna z naszych pracownic urodziła dziecko 5 listopada 2018 r. Pracownica ma finansowany przez zakład pracy pakiet świadczeń medycznych. Czy w okresie urlopu macierzyńskiego należy od tego świadczenia pobierać i opłacać składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne?

Jak ustalić kwotę zwrotu kosztów przejazdu delegacyjnego własnym samochodem wyłączoną z podstawy wymiaru składek?

Pytanie: Za zgodą pracodawcy pracownik odbył podróż służbową swoim prywatnym samochodem. Następnie przedłożył nam rozliczenie, z którego wynika, że koszty przejazdu wyniosły 456,79 zł. Czy całą tę kwotę możemy wyłączyć z podstawy wymiaru składek?

Zasiłki dla pracowników tymczasowych – zasady i wyliczenia

Jedną z form zatrudniania pracowników jest zatrudnienie tymczasowe na tzw. zastępstwo. Pracowników tymczasowych, zastępujących pracowników etatowych, zatrudniają agencje pracy tymczasowej, które są dla nich pracodawcami. Pracownicy tymczasowi są zatrudniani na podstawie umowy o pracę na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy. Pracownikom tym przysługują wszystkie świadczenia z ubezpieczenia z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Trzeba pamiętać, że stosuje się do nich zasady określone dla pozostałych ubezpieczonych będących pracownikami, jednak z pewnymi wyjątkami. W tekście przedstawimy zasady ogólne dotyczące okresu wyczekiwania na prawo do świadczeń z tytułu choroby oraz podstawy wymiaru tych świadczeń ze szczególnym uwzględnieniem podobieństwa i różnic dotyczących pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i zatrudnionych na podstawie umowy o pracę tymczasową.

Wynagrodzenie minimalne od 1 stycznia 2019 r. – wyższe składki do ZUS i świadczenia pracownicze

Wzrost płacy minimalnej często oznacza na początku roku dodatkową pracę dla działów kadrowo-płacowych. Związane jest to zwłaszcza z koniecznością przeliczania części należności kalkulowanych na przełomie roku. Chodzi tu m.in. o wysokość wielu świadczeń wypłacanych w ramach stosunku pracy oraz podstawę wymiaru składek niektórych grup ubezpieczonych, do których zaliczamy np. początkujących przedsiębiorców czy pracowników korzystających z urlopów wychowawczych. W 2019 r. wysokość wynagrodzenia minimalnego pracownika pracującego na pełny etat nie może być niższa od kwoty 2.250 zł brutto. To oznacza jej wzrost w stosunku do 2018 r. o 150 zł.

Urodzenie dziecka na wychowawczym – co z zasiłkiem macierzyńskim oraz jakie raporty imienne przekazać

Pytanie:  Pracownica urodziła dziecko podczas pobytu na urlopie wychowawczym. Czy w tej sytuacji możemy podjąć wypłatę zasiłku macierzyńskiego i jakie raporty imienne należy składać za tę osobę?

Czy wypłata premii oraz nagrody jubileuszowej spowoduje konieczność naliczenia składek na Fundusz Pracy?

Pytanie: Pracownik zatrudniony na 1/4 etatu otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 1.000 zł. W grudniu otrzymał także nagrodę jubileuszową w kwocie odpowiadającej 200% pensji, tj. 2.000 zł, oraz premię za IV kwartał. Czy w tym miesiącu powinniśmy opłacić składkę na Fundusz Pracy za tę osobę?

Jaki wpływ na zwolnienie składkowe świadczenia pozapłacowego ma miejsce, w którym znajdują się informacje na jego temat?

Pytanie: Prowadzę w formie spółki z o.o. przedsiębiorstwo zatrudniające ponad 40 pracowników. Zamierzam zaoferować im możliwość objęcia (za niewielką odpłatnością) grupowym ubezpieczeniem na życie. Warunków korzystania z tego bonusu pozapłacowego planuję zamieścić w odrębnym zarządzeniu opisującym dodatkowe uprawnienia zatrudnionych osób. Czy to świadczenie pozapłacowe będzie mogło korzystać z wyłączenia składkowego?

Z jaką datą wyrejestrować pracownika, któremu skrócono okres wypowiedzenia na jego wniosek?

Pytanie: 15 czerwca przekazaliśmy pracownikowi rozwiązanie umowy o pracę z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia, który upływa 30 września. W dniu 22 września kończy on 60 lat i chciałaby złożyć do ZUS wniosek o emeryturę. Poprosił nas o skrócenie okresu wypowiedzenia do 24 września 2018 r. Czy jako pracodawca możemy to zrobić i jaki dokument powinniśmy sporządzić? Czy potem z ubezpieczeń wyrejestrowuję pracownika z dniem 24 września i czy ta data jest datą końca pracy w świadectwie pracy?

Wynagrodzenie wypłacone przez komornika – co ze składkami

Pytanie: Komornik przekazał naszemu byłemu pracownikowi wynagrodzenia za nadgodziny przyznane mu wyrokiem sądowym. Kto powinien odprowadzić składki od tego rodzaju wypłaty – komornik, jako wypłacający, czy my, jako były pracodawca?

Świadczenia delegacyjne oraz ryczałty na jazdy lokalne – kiedy ZUS zakwestionuje zwolnienie ze składek

Mimo że w podstawie wymiaru składek na pracownicze ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne nie uwzględnia się świadczeń oraz wypłat wymienionych w rozporządzeniu składkowym, zdarza się, że w zaleceniach pokontrolnych ZUS nakazuje ich oskładkowanie – w całości lub w części. Tego typu decyzje spowodowane są faktem, że część przychodów wyszczególnionych w rozporządzeniu może być objęta wyłączeniem z podstawy wymiaru składek tylko po spełnieniu pewnych warunków określonych odrębnymi przepisami lub wyłączenie to może dotyczyć tylko konkretnych kwot. W kolejnych numerach będziemy przedstawiać różnego rodzaju świadczenia i wypłaty, które najczęściej budzą zastrzeżenia kontrolujących. Zaczniemy od świadczeń delegacyjnych oraz ryczałtów na jazdy lokalne.

Działalność nierejestrowana i ulga na start – kontrowersje związane z nowymi przepisami

W interpretacji z 24 lipca 2018 r. decyzja nr 285,  znak nr DI/100000/43/822/2018 ZUS w Gdańsku uznał za nieprawidłowe stanowisko płatnika, który pytał o obowiązki składkowe związane z:1)                 zawarciem umowy o świadczenie usług z osobą wskazaną w art. 18 ustawy – Prawo przedsiębiorców (czyli prowadzącą działalność gospodarczą w okresie pierwszych 6 miesięcy, w czasie których z działalności gospodarczej nie podlega ubezpieczeniom społecznym),2)                 zawarciem umowy o świadczenie usług z osobą, która prowadzi tzw. działalność nierejestrowaną. Spowodowało to wiele zamieszania z tymi formami prowadzenia działalności, które miały być ułatwieniem dla przedsiębiorców.

Jak ustalić wysokość ekwiwalentu lub ryczałtu, aby ZUS nie zakwestionował wyłączenia z podstawy wymiaru składek?

Oprócz wynagrodzeń pracownicy często otrzymują różnego rodzaju ekwiwalenty oraz ryczałty. Część z nich zwolniona jest z oskładkowania. Aby dana wypłata mogła być objęta zwolnieniem, muszą być spełnione określone warunki, a jej wysokość ustalona na odpowiednim poziomie. W praktyce zdarza się, że pracodawcy zawyżają kwoty przyznanych pracownikom ekwiwalentów i ryczałtów, zaniżając w ten sposób należne składki. Tego rodzaju błędy skutkować będą koniecznością skorygowania opłaconych już należności składkowych oraz złożonych dokumentów rozliczeniowych.

Zasiłki pracownika zatrudnionego w kilku firmach

Wielu pracowników jest zatrudnionych nie tylko w jednej firmie, mają więcej niż jednego pracodawcę. Tego typu sytuacje budzą sporo wątpliwości związanych z ustalaniem okresów obowiązujących przy nabywaniu uprawnień do świadczeń chorobowych oraz ich wypłacie. Pojawiają się tu również wątpliwości dotyczące zasad przyznawania, obliczania i wypłacania świadczeń chorobowych, a także ich wykazywania w dokumentach ubezpieczeniowych przez obu pracodawców.

O jakich zmianach dotyczących pracownika, należy informować ZUS?

W czasie trwania stosunku pracy sytuacja pracownika może wielokrotnie zmieniać się, np. otrzymuje wyższą pensję, zmienia wymiar etatu, nabywa prawo do emerytury albo otrzymuje orzeczenie o niepełnosprawności. O niektórych z nich pracodawca jako płatnik składek musi poinformować Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Aby to zrobić, należy wypełnić określone dokumenty ubezpieczeniowe i przekazać je w wyznaczonym terminie.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby zlikwidować ZFŚS w trakcie roku?

Pracodawcy podejmują decyzje o likwidacji zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie tylko z początkiem roku kalendarzowego, lecz także w trakcie jego trwania. Czy mają do tego prawo, a jeżeli tak, to jakie w tym przypadku obowiązują zasady.

ZUS podpowiada, jak obliczyć podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za niepełny miesiąc

W najnowszych wyjaśnieniach na stronach internetowych ZUS możemy znaleźć praktyczne wskazówki, jak obliczyć podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za niepełny miesiąc. Chodzi tu o stanowisko w sprawie zaokrąglania przy tych wyliczeniach

W jaki sposób chronić dane osobowe pracowników podczas korespondencji z komornikiem?

Pytanie:  W ostatnim czasie można było zaobserwować praktykę niektórych komorników, polegającą na wysyłaniu do pracodawców pism dotyczących zajęć wynagrodzenia za pracę dłużników bez wstępnego sprawdzenia, czy dana osoba jest rzeczywiście zatrudniona u pracodawcy, do którego pismo o zajęciu wynagrodzenia zostało skierowane. Sytuacja taka wydarzyła się w naszej firmie już kilkukrotnie. Czy to jest zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych?

Raporty rozliczeniowe za pracownika, który przerwał urlop z powodu choroby

Pytanie: W czasie pobytu na urlopie wypoczynkowym pracownica zachorowała otrzymała kilkudniowe zwolnienie lekarskie, w związku z czym urlop został przerwany. Jednocześnie uzgodniliśmy, że niewykorzystaną jego część udzielimy w okresie letnim, a bezpośrednio po zakończeniu zwolnienia pracownica wróci do pracy. Jakie dokumenty rozliczeniowe złożyć za tę osobę?

Składniki kwartalne i roczne w podstawie wymiaru zasiłków po zmianie etatu

W razie zmiany wymiaru czasu pracy w miesiącach poprzedzających powstanie niezdolności do pracy, a nawet w tym samym miesiącu, podstawę wymiaru zasiłków stanowi wynagrodzenie przysługujące po zmianie wymiaru czasu pracy. Są to jednak zasady ogólne, z których nie wynika jednoznacznie, jak poza wynagrodzeniem podstawowym uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłków składniki kwartalne i roczne, oraz że zależy to od daty zmiany wymiaru czasu pracy. Szczegółowych rozwiązań powinniśmy szukać w wyjaśnieniach ZUS zawartych w poradnikach, komentarzach i komunikatach publikowanych na stronie internetowej Zakładu. Zapoznając się z wyjaśnieniem ZUS, analizując podane tam przykłady, można znaleźć odpowiedź na interesujący nas problem.  W opracowaniu podpowiemy, jak poradzić sobie z uwzględnianiem w podstawie wymiaru zasiłków składników kwartalnych i rocznych, szczególnie po zmianie wymiaru czasu pracy, z wykorzystaniem nie tylko przepisów ustawowych, ale również wyjaśnień ZUS.  

Składki w dokumentacji ZUS

Naliczone składki płatnicy wykazują w formularzach składkowych, do których należą: raporty ZUS RCA, ZUS RZA oraz deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA. Część płatników składek na ubezpieczenie wypadkowe musi złożyć jeszcze jeden rodzaj dokumentu, a mianowicie ZUS IWA – „Informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe”.  Sprawdźmy, jak bezbłędnie wykazywać w dokumentach rozliczeniowych składki na ubezpieczenia społeczne.

Zmiany w ustawie chorobowej cz. 2 – 12 tabel i 13 przykładów

Przypominamy, że na początek 2019 r. przewiduje wprowadzenie znaczących zmian do ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. W poprzednim numerze pisaliśmy m.in. zmianach dotyczących okresu wyczekiwania i ustalania okresu zasiłkowego. Tym razem przedstawimy zmiany  w zasadach przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich od pracy, zasiłku macierzyńskiego przysługującego za okres po ustaniu ubezpieczenia, kodach literowych w zwolnieniach lekarskich. Największe zmiany będą jednak dotyczyły zasad ustalania podstawy wymiaru zasiłków.

Jak przygotować dokument płatniczy w programie Płatnik?

W programie Płatnik 10.01.001 przywrócono już możliwość tworzenia dokumentu płatniczego (program musi być jednak zaktualizowany do metryki w wersji 140). Przypomnijmy, że od stycznia 2018 r. wprowadzono zmiany dotyczące dokonywania wpłat składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych. Wpłat/przelewu dokonuje się jedną kwotą (z wykorzystaniem formularza służącego do realizowania innych wpłat) na indywidualny Numer Rachunku Płatnika składek (NRS) nadany płatnikowi składek przez ZUS. Po wprowadzeniu tych zmian w programie Płatnik zablokowana była funkcjonalność tworzenia dokumentu płatniczego.

Rekompensata wypłacona w związku z rozwiązaniem stosunku pracy, ale jeszcze w czasie trwania umowy, jest wolna od składek

Rekompensata, którą pracodawca wypłaci pracownikowi w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, ale jeszcze w trakcie trwania stosunku pracy, będzie zwolniona z oskładkowania. Takie wynika z interpretacji ZUS z 14 lutego 2018 r., DI/100000/43/35/2018.

Kontrakt z osobą prowadzącą swoją firmę i pobierającą emeryturę – kto opłaca składki

Wątpliwości może budzić kwestia opłacania składek na ubezpieczenia społeczne za osobę prowadzącą działalność gospodarczą, pobierającą jednocześnie emeryturę, która w ramach tej działalności zawarła umowę o zarządzanie (kontrakt menadżerski). ZUS wypowiedział się ostatnio w tej sprawie i przypomniał, jakie przychody traktuje się za przychody z działalności wykonywanej osobiście. Interpretacja z 2 lutego 2018 r., WPI/200000/43/61/2018.

Jakie są konsekwencje podjęcia współpracy z byłym pracodawcą przez przedsiębiorcę opłacającego ulgowe składki do ZUS?

Zakres czynności wykonywanych dla byłego pracodawcy musi być inny, aby nie stracić prawa do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w ulgowej wysokości. Takie stanowisko zajął ZUS w interpretacji z 19 stycznia 2018 r., WPI/200000/43/108/2017.

Wskaźnikii stawki aktualne od 1 marca i 1 kwietnia 2018 r.

Układ ratalny z ZUS – kiedy warto go zawrzeć?

Świadczenia z ZUS pomniejszają odszkodowania lub renty cywilne

Zgłoszenie ZUS ZSWA do 3 kwietnia – jak wypełnić, aby uniknąć korekt

W tym roku wyjątkowo w terminie do 3 kwietnia część pracodawców musi przygotować i złożyć w ZUS druk ZUS ZSWA zawierający informacje o pracownikach świadczących w 2017 r. prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Kontrole ZUS pokazują, że pracodawcy nadal popełniają wiele błędów przy wypełnianiu wspomnianego dokumentu, zwłaszcza w sytuacjach, gdy w trakcie roku objętego zgłoszeniem nastąpiły zmiany mające wpływ na sposób jego wypełnienia.

Jak rozliczyć zarobkujących i rencistów do 28 lutego?

Do końca lutego 2018 r. zarobkujący emeryci i renciści muszą poinformować ZUS o wysokości dochodu osiągniętego w 2017 r. Stosowne informacje muszą także przygotować i przekazać w tym samym terminie płatnicy składek zatrudniający takie osoby. Prawidłowe wypełnienie zaświadczenia lub oświadczenia o dochodzie jest bardzo istotne, ponieważ na podstawie tych dokumentów ZUS rozliczy pobieranego świadczenia emerytalno-rentowego. Mimo że obowiązek taki istnieje już od wielu lat, kontrole ZUS pokazują, iż nadal pojawiają się błędy.

Zmiany w programie Płatnik dotyczące kreatora dokumentów płatniczych

Pytanie: Od stycznia 2018 r. na przelewie do ZUS podaje się łączną kwotę składek na ubezpieczenia. W deklaracji rozliczeniowej nie ma takiej kwoty, co oznacza, że trzeba sumować kilka kwot. Poza tym w programie Płatnik nie ma możliwości zrobienia przelewu. Czy w najbliższym czasie program Płatnik będzie zmieniony, tzn. czy będzie można w nim robić przelewy, a kwoty składek będą sumowane, czy też takie zmiany nie są planowane?

Nowy dokument płatniczy – co z identyfikatorem ZUS DRA

Pytanie: Prosiłabym o wyjaśnienie, czy w nowym dokumencie płatniczym składek na ZUS obowiązującym od stycznia 2018 r. należy wpisywać identyfikator deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

ZUS IWA do 31 stycznia – wskazówki dla płatnika składek

 Do 31 stycznia 2018 r. płatnicy składek są zobowiązani przekazać do ZUS formularz ZUS IWA zawierający dane za 2017 r potrzebne do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Informacje zawarte na tym druku są przekazywane, aby ZUS mógł ustalić stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe, według której w kolejnym roku składkowym, tj. od 1 kwietnia 2018 r. do 31 marca 2019 r.  płatnik będzie opłacał za swoich ubezpieczonych składkę na ubezpieczenie wypadkowe. Nie wszyscy płatnicy ten druk powinni jednak składać.

Zlecenie z pracownikiem na urlopie bezpłatnym – jak wykazać w drukach, jeżeli wypłata nastąpi po powrocie do pracy

Pytanie: Aby zrealizować pilne zlecenie otrzymane od nas, pracownik skorzystał z miesięcznego urlopu bezpłatnego. Jak rozpisać taką umowę w drukach ubezpieczeniowych, jeżeli wynagrodzenie ze zlecenia będzie wypłacone w połowie przyszłego miesiąca, a więc już po rozwiązaniu umowy zlecenia i powrocie pracownika do pracy? Umowa zlecenie została podpisana z pierwszym dniem urlopu bezpłatnego oraz rozwiązana zostanie z ostatnim dniem urlopu i urlop ten obejmować będzie pełny miesiąc kalendarzowy.

W 2018 r. wyższe składki do ZUS przedsiębiorców

W 2018 r. składki na ubezpieczenia społeczne za przedsiębiorców (bez składki zdrowotnej) wyniosą 912,22 zł. Oznacza to wzrost o 36,94 zł, czyli o 4,2% w stosunku do roku 2017.