Program Płatnik przechowuje dane płatnika składek w kartotece płatnika, która składa się z kilku zakładek. Kartoteka zawiera:

• dane wprowadzone podczas zakładania kartoteki (lub zmodyfikowane gdy kartoteka posiadała status „Niepotwierdzona w ZUS”) oraz
• dane pobrane z konta płatnika w ZUS (dotyczy to płatników, którzy pobierają dane z ZUS i których kartoteki posiadają status „Potwierdzona w ZUS”).

Dane płatnika składek zawarte w kartotece automatyczne wpisywanie są we wszystkich rodzajach dokumentów tworzonych w programie Płatnik.