Kartoteki ubezpieczonych wspomagają pracę użytkowników programu, szczególnie w zakresie przeglądania danych oraz tworzenia dokumentów ubezpieczeniowych dla danego ubezpieczonego. W sytuacji gdy płatnik pobiera dane z konta płatnika i kont ubezpieczonych w ZUS (tzn. pracuje w ramach drugiego etapu wdrażania zmian w programie Płatnik lub jest nowym płatnikiem, którego obowiązują już docelowe zasady weryfikacji), w oparciu o dane zapisane w kartotece ubezpieczonego (które są odzwierciedleniem danych zapisanych na koncie ubezpieczonego w ZUS) wykonywana jest weryfikacja dokumentów sporządzonych dla danego ubezpieczonego.